Gestão do Tempo

Socorro! O que faço primeiro??

Você está se sentindo afogado na quantidade de coisas que tem para fazer? Ler esse texto pode te ajudar. Ele será como uma boia jogada quando você acha que não há mais esperanças em relação ao afogamento. Portanto, antes de deixá-lo para depois na lista de tarefas pendentes, leia-o imediatamente e respire mais aliviado daqui 5 minutos.

Todos estão sofrendo cobranças por todos os lados: tudo é “para ontem” ou para daqui poucas horas. Mas é possível resolver o problema de excesso de tarefas com uma organização a partir dos conceitos de PRIORIDADE, URGENTE e IMPORTANTE.

Vamos começar com as definições.

PRIORIDADE é o que deve ser feito PRIMEIRO. É uma prioridade por vez. Não são duas, nem três. É só uma. Essa palavra não pode aceitar plural. Falar que há “várias coisas” a se fazer primeiro não vai mudar a realidade.

Portanto, faça uma lista de todos os seus afazeres antes de o dia começar (preferencialmente na noite anterior) e classifique as tarefas por ordem cronológica de execução: a primeira é aquela que, de maneira alguma, você pode terminar o dia sem conclui-la (seja ela a maior, mais chata ou mais trabalhosa tarefa da lista). A segunda é aquela que pode ser entregue um pouco mais tarde, e assim por diante.

Assim, a sua prioridade naquele dia é aquela tarefa nº 1. A partir do momento ela for finalizada, a tarefa nº 2 passa a ser sua prioridade e assim sucessivamente.

URGENTE é aquilo que tem um prazo para ser feito e, depois desse prazo, ele perde o sentido.

Por exemplo, imagine que você queira se inscrever em uma prova cujas inscrições encerram na próxima segunda-feira. Se você deixar para se inscrever na terça, a tarefa perde o sentido e não adianta mais ser feita.

É importante lembrar que as urgências dos outros não são, necessariamente, suas também, então tenha atenção aos seus prazos e não apenas aos prazos dos outros.

IMPORTANTE é um conceito bem delicado, porque se refere a seus objetivos, sonhos e propósitos de vida. Uma tarefa é importante quando ela impacta diretamente no resultado de algum projeto idealizado por você mesmo. Ou seja, esse conceito é o mais individual dos três, pois está relacionado aos riscos de frustração caso a tarefa não seja realizada ou, pior ainda, eternamente procrastinada. Se você tem um sonho de ter um blog, por exemplo, e sempre adia a tarefa de escrever os textos, pode se sentir frustrado por fazer muita coisa, mas nada que te aproxima da realização do seu desejo.

Depois de entender os três conceitos, utilizamos uma ferramenta conseguir  definir o que fazer primeiro. É um gráfico que cruza suas pendências entre urgentes e importantes, definindo os quadrantes em ordem de execução.

Para fazê-lo, o primeiro passo é imprimir o mapa.

  1. Imprima o mapa abaixo:
  • Liste todas as suas pendências;
  • Para cada pendência faça a seguinte pergunta:

Essa pendência é importante pra mim? Ou seja, está relacionada aos meus projetos de vida?

Caso a resposta seja sim, ela estará nos quadrantes 1 ou 2.

  • Para definir se a pendência vai ficar no quadrante 1 ou 2 faça a segunda pergunta:

Essa pendência tem data para ser entregue e se não for entregue no prazo perde o sentido de execução?

Se sim, ela é enquadrada no quadrante 1; se não, no quadrante 2.

  • Caso a resposta da 1ª pergunta (essa pendência é importante pra mim?) seja NÃO, essa pendência estará nos quadrantes 3 ou 4;
  • Caso a demanda tenha prazo para ser realizada (URGENTE) ela estará no quadrante 3; caso não tenha prazo, no quadrante 4.

Feitas as perguntas para toda sua lista de pendências, comece a executar as demandas do quadrante 1 e siga até o quadrante 4. Essa é sua lista de pendências por ordem de PRIORIDADE.

Essa ferramenta é uma maneira racional de categorizar suas pendências e tirar isso tudo do papel, e a etapa mais importante é a execução. Afinal, não adianta ter um lindo mapa de prioridades grudado na parede ou dentro de sua agenda se você não parte para a ação e começa a fazer cada uma delas.

Publicitária formada pela UFG e cursando Especialização em Marketing e Análise do Consumo pela mesma Instituição Especialista em Planejamento Estratégico Sócia na TwoDo Marketing Emocional Idealizadora da metodologia FUNIL DO TEMPO pelo O que você quer ser quando crescer?

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